Arbeitest Du mit Scrum und hast das Gefühl, dass Dein Team trotz regelmäßiger Retrospektiven nicht das volle Potenzial kontinuierlicher Verbesserung ausschöpft? In dieser zweiteiligen Blogreihe zeige ich Dir, wo die Grenzen klassischer Scrum-Retros liegen, warum viele Probleme ungelöst bleiben – und wie Du Dein Team für echte, nachhaltige Veränderungen stärkst. Im ersten Teil gehe ich auf die Stolpersteine ein, die der kontinuierlichen Verbesserung im Weg stehen. Im zweiten Teil stelle ich Dir mit PopcornFlow eine Methode vor, mit der Du Verbesserungen einfacher, flexibler und wirkungsvoller in Deinen Scrum-Alltag integrierst.
Was ist Scrum?
Scrum ist ein agiles Framework, mit dem Du komplexe Produkte entwickeln, ausliefern und ständig verbessern kannst. Die besonderen Stärken von Scrum liegen in der empirischen Prozesssteuerung: Du sammelst Erfahrungen, überprüfst sie gemeinsam mit Deinem Team und passt Eure Arbeitsweise immer wieder an neue Erkenntnisse an.
Im Zentrum stehen dabei drei Säulen: Transparenz, Überprüfung und Anpassung.
- Transparenz (Transparency) ermöglicht es Dir und allen Beteiligten, jederzeit die wesentlichen Aspekte des Prozesses zu verstehen.
- Überprüfung (Inspection) hilft Dir, regelmäßig Ergebnisse und Abläufe kritisch zu hinterfragen.
- Anpassung (Adaption) gibt Dir die Freiheit, sofort auf Probleme oder Veränderungen zu reagieren.
Transparenz bedeutet eine Offenlegung aller wesentlichen Aspekte des Prozesses für die Ergebnisverantwortlichen und fordert für ein gemeinsames Verständnis eine für alle Beteiligten verständliche Sprache. Das gemeinsame Ziel von Überprüfung und Anpassung ist es, Schwachstellen im Prozess sowie nicht ausreichende Qualität von Scrum-Artefakten frühzeitig zu erkennen. Auf dieser Grundlage werden Anpassungen vorgenommen, um weitere Abweichungen zu minimieren. Für die Überprüfung und Anpassung schreibt Scrum die Ereignisse „Sprint Planning“, „Daily Scrum“, „Sprint Review“ und „Sprint-Retrospektive“ vor.
Scrum-Ereignisse für kontinuierliche Verbesserung
Im Sprint Planning fokussieren sich Überprüfung und Anpassung auf die Product-Backlog-Einträge, also auf den fachlichen Inhalt des kommenden Sprints. Im Daily Scrum hingegen stehen die Arbeitsergebnisse seit dem letzten Daily Scrum und die Prognose auf die bevorstehende Arbeit, also die aktive Umsetzung der zu erledigenden Arbeit im Vordergrund.
Das Ergebnis des abgelaufenen Sprints steht im Sprint Review auf dem Prüfstand. Abhängig davon, wie viel der ursprünglich für den Sprint geplanten User Storys erfolgreich umgesetzt werden konnten, wird das Product Backlog einer Überprüfung und ggf. Anpassung unterzogen.
Das interessanteste Ereignis in Bezug auf Überprüfung und Anpassung stellt die Sprint-Retrospektive dar. In der Retrospektive hinterfragt sich das Entwicklungsteam kritisch selbst. Das Entwicklungsteam erörtert, welche Abläufe oder Prozesse besonders gut abgelaufen sind, aber auch, was nicht optimal durchgeführt wurde und verbessert werden kann. Die gefundenen Aspekte mit Optimierungsbedarf werden nach ihrer Wichtigkeit und/oder Dringlichkeit priorisiert. Für die hochprioren Themen werden Verbesserungsvorschläge erarbeitet, deren Umsetzung dann für den folgenden Sprint eingeplant werden.
Die Scrum-Retrospektive – wichtig, aber nicht ausreichend
Die Sprint-Retrospektive ist damit ein enorm wichtiges Ereignis in Scrum, um Verbesserungen hinsichtlich optimierter Arbeitsweisen zu effektiverem und befriedigendem Arbeiten zu erreichen. Damit gehen automatisch auch Verbesserungen in der Produktqualität einher. In der Praxis stellt sich aber heraus, dass die Retrospektive allein nicht ausreicht, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (um den geht es nämlich) effizient zu gestalten.
Positiv festzuhalten ist, dass mit der Sprint-Retrospektive dem Entwicklungsteam überhaupt die Gelegenheit gegeben wird, diese Reflexion auf sich selbst und seine Arbeit als Team durchführen zu können. Allerdings bleiben folgende Probleme bestehen:
- Die Zeitspanne zwischen den Sprint-Retrospektiven ist oft zu lang, um spontan auftretende, aber dringende Probleme zu lösen. Für diese Probleme müssen schnell Lösungen erarbeitet werden und können nicht auf die nächste Retrospektive geschoben werden.
- Die in der Sprint-Retrospektive aufgedeckten Probleme werden priorisiert, aber aus Zeitgründen werden nur für die höchstprioren Probleme Verbesserungsvorschläge erarbeitet und in den kommenden Sprint eingeplant. Die als weniger wichtig priorisierten Probleme bleiben unbearbeitet, sie werden unter Umständen nie gelöst, auch wenn eine Lösung leicht und schnell umzusetzen wäre.
Diese Erkenntnisse waren für unser Scrum-Team Anlass, nach einem geeigneten Vorgehen zu suchen, das die beschriebenen Nachteile verhindert, zumal Scrum ausdrücklich weitere Prozesse und Techniken in seinem Rahmenwerk erlaubt. Ein Blick auf das Kanban-Board zeigte schnell, dass dies nicht die Lösung zu den Problemen sein kann. Mit einem Kanban-Board werden die Status aller Arbeitspakete im Überblick dargestellt, woraus sich der aktuelle Stand des Gesamtprojekts ableiten lässt. Dies hat zur Folge, dass Engpässe frühzeitig identifiziert und daraus gezielte Maßnahmen abgeleitet werden können. Auf die Frage „Wie können wir unsere Arbeitsweise verbessern?“ liefert das Kanban-Board dennoch keine Antworten. Damit bleiben unsere Probleme nach wie vor ungelöst.
PopcornFlow – kontinuierliche Verbesserung für Scrum-Teams
Auf meiner Suche nach einer besseren Lösung bin ich auf eine interessante Methode gestoßen: PopcornFlow von Claudio Perrone. PopcornFlow ist ein pragmatischer, schlanker Ansatz für agile Teams, um Verbesserungen schnell und sichtbar voranzutreiben. Sie sorgt für maximale Transparenz, kurze Feedbackzyklen und geringe Hürden in der Umsetzung. So kann Dein Scrum-Team flexibel und eigenverantwortlich experimentieren und wachsen – ganz im Sinne von agilem Arbeiten.
Im nächsten Blogbeitrag dieser Serie stelle ich Dir genauer vor, was PopcornFlow ist und welche Vorteile die Methode in der Umsetzung bringt.
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