Arbeitest Du mit Scrum und hast das Gefühl, dass wiederkehrende Probleme trotz Retrospektive und Kanban-Board ungelöst bleiben? Auch ich bin in meinem ersten Blogbeitrag zu genau diesem Schluss gekommen. Als Lösung für mich und die MID habe ich die Methode „PopcornFlow“ von Claudio Perrone entdeckt. In diesem zweiten Teil meiner Blogreihe zeige ich Dir konkret, wie PopcornFlow als agile Methode für kontinuierliche Verbesserung Dein Scrum-Team nachhaltiger und effizienter macht.
PopcornFlow ist ein leichtgewichtiges und wirkungsvolles Vorgehen, um in Scrum-Teams die kontinuierliche Verbesserung zur gelebten Realität zu machen. Anstatt Veränderungen als große, sperrige Projekte anzugehen, schneidest Du sie in kleine, überschaubare Schritte – nach dem Prinzip: „If change is hard, make it continuous“.
Mit PopcornFlow reagierst Du flexibel und schnell auf Herausforderungen im Alltag und steigerst die Effizienz Deines agilen Teams. Damit ist PopcornFlow die perfekte Ergänzung zur klassischen Retrospektive, da Du Verbesserungsideen nicht versanden lässt, sondern im Flow testest und bewertest.
So funktioniert PopcornFlow im Scrum-Alltag
Jedes Thema startet mit einer Beobachtung (Oberservation) – dabei kann es sich um ein akutes Problem oder eine auffällige Entwicklung handeln. Wichtig: Jede Beobachtung ist wertvoll, auch wenn sie nicht bis ins kleinste Detail verstanden ist. Allein das Aussprechen der Beobachtung führt dazu, dass ein Denkprozess bei den Scrum-Teammitgliedern angestoßen und das Thema automatisch näher durchleuchtet wird.
Im nächsten Schritt entwickelst Du mit dem Team gemeinsam mögliche Optionen („Options“), also mögliche Lösungswege, um das Problem zu lösen. Diese Optionen werden als kurze Stichpunkte zusammengetragen. Oft gibt es mehrere Optionen; manche sind gegensätzlich. Deshalb bewertest Du mit Deinem Team anschließend die Alternativen und Ihr entscheidet Euch für mindestens ein Possible Experiment, also ein vielversprechendes Experiment, das Ihr ausprobieren wollt.
Damit sammelt Ihr kontinuierlich praktische Erfahrungen und Insights. Bei diesem Schritt kann bereits eine erste Verfeinerung bzw. Konkretisierung der Option(en) erfolgen. Als Ergebnis ergibt sich damit ein Backlog von möglichen Experimenten, das sich aus den vielversprechendsten Optionen zusammensetzt.
Mit der Auswahl eines „Possible Experiments“ zu einer „Committed Task“ verpflichtet sich das Team, diese Option umzusetzen. Wichtig ist hier, die konkrete Aktion, den Grund/die Gründe für die Aktion, die Erwartungshaltung/das Ziel und die Zeitdauer, wie lange die Aktion dauern darf (Timebox) bzw. ein konkretes Datum, an dem ein Review dazu stattfinden soll, festzuhalten. Falls die „Committed Task“ nicht durch das gesamte Team, sondern nur von einem oder wenigen Teammitgliedern durchgeführt wird, hat es sich bewährt, auch die Namen der Durchführenden festzuhalten.
Sobald ein „Committed Task“ in Bearbeitung genommen wird, wechselt der Status dieses Tasks auf „Ongoing“ und nach Abschluss auf „Review“. Im Review werden die folgenden Fragen beantwortet:
- Welche Experimente wollten wir durchführen?
- Welche Experimente haben wir tatsächlich durchgeführt?
- Welche Ergebnisse hatten wir erwartet?
- Was ist davon eingetreten, was nicht?
- Welche Learnings ziehen wir daraus?
- Was machen wir als Nächstes?
Fallen die Ergebnisse wie erhofft aus, ist das zugrundeliegende Problem gelöst. Allerdings sei an dieser Stelle ein wichtiger Punkt erwähnt: Nicht immer trifft das „erhoffte“ Ergebnis ein. Manchmal gar nicht, manchmal nur zum Teil. Aber auch fehlgeschlagene Experimente sind wertvoll, denn Du und Dein Team habt einen Lerneffekt, könnt rasch umsteuern und neue Experimente anstoßen. Genau das macht PopcornFlow so wirkungsvoll im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Visualisierung und Umsetzung mit dem PopcornFlow-Board
Im agilen Alltag arbeitest Du mit einem eigenen PopcornFlow-Board, das aus acht Spalten besteht und die verschiedenen Status übersichtlich abbildet:
- Problems & Observation
- Options
- Possible Experiments
- Committed
- Ongoing
- Review
- Next
- Done
Neue Beobachtungen werden als Post-its auf Deinem Board eingetragen, ebenso alle weiteren Schritte. Ist ein Problem gelöst, räumst Du die Zeile frei oder überführst sie als „Lessons Learnt“ in die Dokumentation. Durch das transparente Board sieht jedes Scrum-Teammitglied auf einen Blick, wo Verbesserungsprozesse stehen.
Um PopcornFlow nahtlos in den Alltag zu integrieren, habe ich meinen Daily Scrum-Termin von 15 auf 30 Minuten verlängert: Erst findet das Daily statt, anschließend arbeitet das Scrum-Team direkt am PopcornFlow-Board. Dadurch braucht Dein Team keinen zusätzlichen Termin im ohnehin vollen Kalender und Du kannst flexibel zwischen Daily-Fragen und kontinuierlichen Verbesserungen wechseln.
Fazit: Mit PopcornFlow im Scrum-Team kontinuierliche Verbesserung leben
PopcornFlow ersetzt die Scrum-Retrospektive nicht, erweitert aber die Möglichkeiten Deines Teams enorm: Auch kleinere oder weniger dringende Probleme werden weiterbearbeitet. Themen mit niedrigerer Priorität, die im Sprint auftauchen, gehen nicht verloren, sondern finden im PopcornFlow ihren Platz und werden bei Gelegenheit in der nächsten Retrospektive diskutiert.
Viele Probleme lassen sich so zeitnah, effizient und transparent kommunizieren und lösen. PopcornFlow unterstützt Deinen kontinuierlichen Verbesserungsprozess optimal. Dein Scrum-Team wird agiler, fokussierter und erzielt noch schneller sichtbare Erfolge. Probiere den PopcornFlow direkt auch in Deinem Scrum-Team aus!
Quelle: Popcorn Theorie: https://de.slideshare.net/cperrone/popcornflow-continuous-evolution-through-ultrarapid-experimentation
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